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O PROJETO

Aumento de produtividade no recebimento de cargas valoradas

02 de Janeiro de 2019 0 0
Durante a reunião de demonstração financeira de 2016, uma empresa de transporte de valores apresentou um gráfico detalhando o desvio de ativos financeiros para cumprir as regulamentações brasileiras com gastos de colaboradores.

Eliminando as partes de ações provenientes de terceiros e/ou sinistros, grande parte dos gastos estava com horas extras não programadas para vigilantes de carros fortes (pessoas responsáveis pela coleta / entrega de numerário em agências bancárias e estabelecimentos comerciais com alta rotatividade de numerário).

Por lei, cada carro forte é obrigado a manter quatro vigilantes em seu interior em qualquer deslocamento, sendo:
* 1 - Motorista;
* 1 - Chefe de equipe;
* 2 - Seguranças.

Analisando os quesitos legais (lei federal que relata o transporte de valores e afins), realizamos uma imersão na rotina da cada vigilante, conforme acima relacionados, e analisamos todas as atribuições necessárias para que uma rota seja iniciada e quais as ações devem ser necessárias para que todos os itens sejam cumpridos para que, essa rota, esteja apta a retornar a sua origem ou base.

Com base no mapeamento completo das atribuições dessa equipe, foi possível identificar uma sobrecarga de atribuições em um determinado vigilante e, devido a esse fator, foi possível mensurar que um percentual de gastos de horas extras estavam concentradas nessa sobrecarga.

Por isso, e baseado em quesitos legais, foi possível alterar algumas atribuições para os outros vigilantes daquela rota, fazendo assim, que todos os vigilantes tivessem atribuições com tempos similares, evitando que, algum vigilante ficasse aguardando a conclusão de todas as tarefas obrigatórias.

Outro ponto analisado foi que, a maioria das rotas eram liberadas e estavam previstas para chegada no mesmo horário, gerando uma fila de entrega de comprovantes dos itens cumpridos.

Vale citar que: todo e qualquer tipo de acontecimento registrado na rota (Ex: km percorrida entre dois pontos, tempo gasto entre pontos, notas fiscais de entrega e coleta e afins) deve ser duplamente conferido entre os vigilantes e o time da base pois, só dessa forma, é possível eliminar quaisquer fraudes.

Como essas informações eram lançadas pelos vigilantes em papel, dentro do carro forte, obrigava ao time da base, realizar o lançamento manual no sistema na chegada do carro forte à base. E, até que todo o lançamento não fosse concluído, os vigilantes não poderiam ser liberados.

Fora realizada uma análise de custo x benefício e chegou-se a conclusão da compra de terminais móveis com conexão 3g para cada rota. Então, dessa forma, os vigilantes lançavam diretamente no sistema as informações da operação. Garantindo que o sistema aplicasse todas as validações antes que o carro chegasse à base.

Dessa forma, ao final de 2017, foi possível garantir a redução com gastos em horas extras com essa classe de colaboradores da empresa.


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